A organização dos documentos trabalhistas é essencial para qualquer empresa, especialmente para aquelas que buscam segurança jurídica, eficiência operacional e credibilidade.
Abaixo, listo os principais motivos que explicam a importância disso:
✅ 1. Redução de Riscos Jurídicos
Manter a documentação trabalhista organizada (contratos, registros de jornada, comprovantes de pagamento, férias, etc.) é fundamental para evitar ou se defender de ações trabalhistas.
Não adianta seguir a lei à risca e não documentar.
Em processos judiciais, a empresa precisa comprovar o cumprimento de suas obrigações. A ausência de documentos pode levar à presunção de veracidade das alegações do trabalhador.
✅ 2. Conformidade com a Legislação
A legislação trabalhista brasileira exige que as empresas mantenham determinados documentos por prazos específicos (como o registro de ponto por 5 anos, por exemplo). A organização garante o cumprimento das obrigações legais e fiscais, evitando multas e penalidades em fiscalizações do Ministério do Trabalho ou da Receita Federal.
✅ 3. Eficiência e Agilidade nos Processos Internos
Ter documentos acessíveis e bem organizados facilita a rotina dos setores de RH, jurídico e contabilidade, permitindo respostas rápidas a auditorias, fiscalizações e demandas judiciais.
✅ 4. Facilidade em Auditorias e Certificações
Empresas que passam por auditorias internas, externas ou buscam certificações de qualidade (como ISO) precisam demonstrar controle documental. A organização dos arquivos trabalhistas transmite profissionalismo e credibilidade.
✅ 5. Apoio à Gestão Estratégica
Com base nos documentos organizados, a empresa pode analisar dados para tomar decisões estratégicas sobre clima organizacional, rotatividade, custos com pessoal, planejamento de férias, entre outros.
✅ 6. Fortalecimento da Cultura de Compliance
Organização documental é um pilar do compliance trabalhista, que visa garantir que todas as práticas estejam alinhadas à legislação e às políticas internas da empresa.
Para te ajudar nessa missão de organizar os documentos, segue um checklist com os principais documentos trabalhistas que devem ser organizados por uma empresa, incluindo os prazos legais de guarda, com base na legislação brasileira (como CLT, IN RFB nº 2005/2021, e Portaria 671/2021):
✅ CHECKLIST DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PRAZOS DE GUARDA
📁 Documentos de Admissão
- Ficha de registro de empregado / Contrato de trabalho ⏳ Guardar por: 5 anos após o término do contrato
- Documentos pessoais (RG, CPF, CTPS, Título de eleitor, CNH, etc.) ⏳ Guardar enquanto o vínculo estiver ativo e pelo menos dois anos após o desligamento do empregado.
🕒 Controle de Jornada
- Cartões de ponto / Registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico ⏳ Guardar por: 5 anos ou pelo menos dois anos após o desligamento do empregado.
💰 Remuneração
- Holerites / Recibos de pagamento de salário ⏳ Guardar por: 5 anos e pelo menos dois anos após o desligamento do empregado.
- Comprovantes de pagamento de férias, 13º salário, PLR, etc. ⏳ Guardar por: 5 anos e pelo menos dois anos após o desligamento do empregado.
- Comprovantes de depósito do FGTS (GFIP/SEFIP, extratos) ⏳ Guardar por: 30 anos
- Guias de recolhimento do INSS (GPS) ⏳ Guardar por: 10 anos
🛡️ Obrigações Acessórias e de Segurança
- CAGED / eSocial / RAIS / DIRF / DCTFWeb ⏳ Guardar por: 5 anos
- PPRA / PCMSO / ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) ⏳ Guardar por: 20 anos (em alguns casos, 30 anos para atividades insalubres/periculosas)
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) ⏳ Guardar por: 20 anos
📆 Rescisão
- Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT) ⏳ Guardar por: pelo menos dois anos após o desligamento do empregado.
- Recibos de quitação das verbas rescisórias ⏳ Guardar por: pelo menos dois anos após o desligamento do empregado.
- Comprovantes de pagamento de multa do FGTS e guias de GRRF ⏳ Guardar por: 30 anos
🗂️ Dicas para organização eficiente
- Digitalize os documentos e mantenha backup em nuvem (conforme LGPD e normas do MTE).
- Use sistemas de gestão de RH e documentos com controle de acesso.
- Classifique os documentos por tipo, colaborador e período.
- Tenha um calendário de descarte seguro para documentos com prazo expirado.
Como você organiza os documentos trabalhistas da sua empresa?